Pour un fonctionnement idéal
• Si les prestataires se réfèrent souvent à l’effectif de la société pour vous conseiller sur une formule plutôt qu’une autre, c’est parce que l’effectif représente un budget et une estimation d’adhérents à l’activité (en moyenne 20 % de l’effectif). Un CE de moins de 250 salariés a tout intérêt à louer des packs plutôt que d’acheter les supports, son budget annuel ne lui permettant pas d’acheter régulièrement les nouveautés.
• Le CE doit pouvoir proposer aux salariés des films sur les 2 supports : DVD mais aussi VHS car si de plus en plus de salariés possèdent un lecteur DVD, tous n’en sont pas encore équipés. Ce qui a des conséquences d’un point de vue financier.
• Attention aux permanences. Il faut en prévoir au moins deux par semaine (30 minutes chacune minimum) pour que les films « tournent ».
• Si vous envisagez la mise en place d’une vidéothèque, il vous faut un local, qui sera différent selon que vous privilégiez la formule achat ou location. Ne vous lancez pas dans l’achat si vous ne disposez pas d’un local sécurisé.
• Une gestion informatisée de la vidéothèque vous fera gagner un temps fou et vous permettra en plus d’éditer une multitude de statistiques afin d’en améliorer encore les performances.
• Une participation financière du salarié, même symbolique permet à l’activité de se développer (achat ou location supplémentaire de supports) et sensibilise plus les utilisateurs quant au respect de ces supports.
• Si vous ne voulez pas vous retrouver avec des supports hors d’usage, prévoyez un règlement sur l’utilisation de la vidéothèque et des pénalités importantes en cas de détérioration.

Conseil de Média CE
- Avant d’imposer aux salariés une vidéothèque,
renseignez-vous d’abord sur l’intérêt qu’ils marqueraient pour cette activité. Une vidéothèque a besoin d’un public pour bien fonctionner.
- N’optez pour la formule « achat de supports » que si votre budget annuel est suffisamment important pour vous permettre de renouveler régulièrement votre stock.
- Un CE doit acheter des supports vidéos avec droits locatifs. Pour être couvert en cas de problème, demandez à votre prestataire d’indiquer la destination des supports sur votre facture.